Controle de Estoque: Guia completo

Dicas e informações úteis para você otimizar o seu controle de estoque

O controle de estoque é usado para mostrar a quantidade de produtos que sua empresa tem, bem como a variedade de produtos disponíveis para venda ou para uso na prestação de serviços ou produção (dependendo de qual negócio você tem).

O controle de estoque se aplica a todos os itens que você usa para produzir um produto ou serviço, de matérias-primas até produtos acabados. Abrange estoque em todas as fases do processo, da produção, compra e até a entrega do produto acabado ou venda na loja.

Um controle de estoque eficiente permite que você tenha a quantidade certa de estoque no lugar certo e na hora certa. Ele garante que o seu capital não está amarrado desnecessariamente, e protege a produção se surgirem problemas com a cadeia de abastecimento, bem como protege os vendedores contra falta de produtos para serem vendidos.

 

Este guia explica os diferentes métodos de controle de estoque, mostra como configurar um e onde encontrar mais informações.

Veja a seguir o que você irá encontrar neste guia:

• Tipos de estoque
• Quanto estoque você deve manter?
• Métodos de controle de estoque
• Sistemas de controle de estoque – manter o controle manualmente
• Sistemas de controle de estoque – manter o controle usando o software de controle de estoque
• Controlar a qualidade do seu estoque
• Administração do controle de estoque

Tipos de Estoque

Tudo que você utiliza para fazer os seus produtos, prestar o seu serviço e para tocar o seu negócio, faz parte do seu estoque.

Existem quatro grandes tipos de estoque:

1. Matéria-prima e componentes prontos para utilização na produção;
2. Produtos em andamento, ou seja, ainda não acabados, mas que estão sendo produzidos;
3. Produtos finalizados, que são aqueles prontos para venda;
4. Consumíveis, como gasolina, papelaria etc.

No controle de estoque, o tipo do estoque pode influenciar na quantidade que você deve manter de cada um dos seus produtos, você verá mais detalhes quando falarmos sobre isto no próximo tópico.

É possível, ainda, realizar a categorização do estoque de acordo com o valor do mesmo. Por exemplo, você pode organizar seu estoque de acordo com os valores (baixo, médio e alto). Se o seu nível de estoque é limitado pelo seu capital disponível para compra, isso irá lhe ajudar a planejar melhor suas compras e a controlar as despesas com manutenção e substituição de estoque.

Você pode optar por concentrar seu capital no estoque de alto valor, por exemplo. Todavia, o estoque de baixo valor pode ser crucial para sua produção ou venda e não deve ser negligenciado.

 

Quanto estoque você deve manter?

No controle de estoque, decidir quanto de estoque você deve manter está diretamente ligado ao tamanho e tipo do seu negócio, além do tipo de estoque que você deverá ter. Se você tem um espaço pequeno para armazenagem, você pode comprar grandes quantidades de estoque e pagar uma taxa para seu fornecedor guardar ele para você e ir lhe entregando aos poucos, conforme necessário.

Veja as vantagens e desvantagens que você terá ao manter um estoque baixo e negociar com seu fornecedores para que ele vá fazendo a entrega aos poucos:

Isto pode servir para o seu negócio se suas vendas são difíceis de serem previstas, o que torna complicado saber quanto você precisa ter em estoque e quando. Você pode armazenar muito estoque de forma barata, todos os componentes e matérias-primas que você compra provavelmente não passarão por nenhum processo de desenvolvimento rápido ou levam muito tempo para serem recomprados.

No caso das lojas, é necessário saber quanto de cada um dos seus produtos você deve ter em casa a pronta entrega, bem como lembrar da sazonalidade. Lojas de roupas, por exemplo, devem trabalhar com um tipo de estoque para cada estação e programar suas compras de acordo com a mesma.

Produtos encalhados representam dinheiro parado e falta de capital para investir em novos produtos, por isso, caso algum produto fique entupindo seu estoquem faça uma liquidação para ter dinheiro para investir na renovação do seu estoque. Lembre-se o controle de estoque inicia-se no planejamento da compra e termina na venda, sendo necessário levar em consideração que entre a compra, a entrega e a venda, você terá dinheiro parado e precisará ter capital de giro para sustentar sua operação.

Nível de estoque dependendo do tipo de produto

• Seu estoque de matérias-primas e componentes.

Para definir a quantidade de estoque destes materiais, responda as seguintes perguntas:

1. Quão confiável é o fornecedor? Existem fornecedores alternativos para este produto?
2. Você pode prever a demanda?
3. O preço é estável?
4. Há descontos se você comprar em maiores quantidades?

Sendo o fornecedor confiável, entregando sempre no prazo, não há necessidade de comprar em quantidades maiores do que o necessário para utilizar em sua produção ou de acordo com sua demanda de vendas.

Se é possível prever a demanda por este material, você pode organizar a quantidade de estoque necessária.

Se o preço é instável, vale a pena comprar quando estiver baixo.

Se houver desconto pela compras maiores, você deve verificar se o capital investido não irá lhe fazer falta no fluxo de caixa ou não geraria rendimentos superiores ao desconto se aplicado, não sendo o caso, aproveite o desconto!

• Seu estoque de materiais não acabados.

Manter um estoque de bens inacabados pode ser uma maneira útil de proteger a produção se houver problemas com os fornecedores.

• Produtos acabados e prontos para venda.

Você poderá manter estoque de bens acabados e prontos para venda, quando:

1. a demanda for certa;
2. os produtos são produzidos em lotes;
3. você está completando um grande pedido

• Consumíveis

O quanto você deverá manter de estoque para produtos como gasolina ou papelaria dependerá de fatores como:

1. fidelidade/confiança no fornecimento;
2. expectativa de aumento de preços;
3. demanda constante por estes produtos;
4. descontos para a compra em grandes quantidades.

Métodos de controle de estoque

Existem diversos métodos de controle de estoque, todos eles foram projetados para entregar uma maior eficiência e decidir o que, quando e quanto você deve manter de estoque.

Você pode optar por uma metodologia de controle de estoque ou misturar elas se você tem mais de um tipo de estoque. Para maiores informações, veja a parte deste guia onde falamos dos tipos de estoque.

Você poderá trabalhar, basicamente, com duas grandes regras distintas:

• Estoque mínimo: Você define um estoque mínimo e efetua compras para repor o estoque sempre que ele chegar no nível mínimo;
• Revisão de estoque: Você faz revisões periódicas do seu estoque e em cada revisão você faz uma ordem de compra para retornar o estoque a um determinado nível (dos produtos necessários).

Tendo isto em mente, veja como você pode fazer o controle de estoque de acordo com a metodologia escolhida:

Controle de Estoque: – Metodologia Just in Time (JIT)

O método de controle de estoque JUST IN TIME (JIT), na tradução livre para o português significa NA HORA CERTA, visa reduzir os custos cortando o estoque para o nível mínimo necessário. Os produtos são entregues justamente quando necessários e são utilizados imediatamente, ou, no caso de compra e venda, os produtos são comprados para vendas a curto prazo. Existe um risco de ficar sem estoque na sua loja, no caso da compra e venda, ou se errar os cálculos, de ficar sem matéria prima na sua empresa. Desta maneira, você precisa confiar que seu fornecedor irá lhe entregar os produtos quando necessário.

 

Este método pode ser utilizado juntamente com outros processos para deixar seu controle de estoque mais exato, por exemplo:

• Ponto de pedido: O ponto de pedido é um determinado nível de estoque onde se gera um novo pedido de compra;
• Quantidade econômica de encomenda: Trata-se de uma fórmula para chegar a um balanço ideal entre ter muito ou pouco estoque. Trata-se de uma fórmula complexa e que não tem tanta aplicação para pequenos negócios, principalmente pequenas lojas. Desta maneira, caso você siga interessado pelo assunto, pesquise no Google por este termo ou pelo termo em inglês: Economic Order Quantity (EOQ);
• Compras fixas: Se a sua venda/necessidade de estoque é previsível, você poderá ter ordens de compra com fixas em determinado período, por exemplo, a cada mês ou trimestre você deixará fixado com seu fornecedor a compra de uma quantidade específica de um produto. Porém, optando por fazer isto, você deverá ter o controle de suas quantidades em estoque e dos preços, fazendo revisões periódicas.
• Primeiro a entrar, primeiro a sair: Este é um sistema de controle de estoque que visa manter de forma eficiente o seu estoque de perecíveis sem que este se deteriore. O estoque é definido pela data de recebimento e move-se dentro da empresa em cada estágio do seu processo de forma estritamente obediente. O primeiro a entrar na linha de produção deve ser o primeiro a ser usado na linha, ou no caso de lojas, o primeiro a entrar na mesma é o primeiro a ser vendido. Claro que devemos levar em consideração a data de vencimento, sendo recebidos vários produtos em uma mesma data, devemos utilizar ou vender primeiro aqueles com data de vencimento anterior.

Sistemas de Controle de Estoque – Mantendo o controle de estoque manualmente

Controle de estoque envolve fazer um inventário, uma lista, com a informação de quantidade e valor dos produtos, geralmente é algo que se faz anualmente, um tipo de auditoria ou trabalho que se faz para informar a contabilidade.

Códigos, incluindo código de barras, podem fazer este processo ser muito mais fácil, mas ainda assim este processo pode consumir muito o seu tempo. Fazer a checagem de estoque frequentemente evita um processo massivo no final do ano, mas demanda uma atenção constante durante o ano.

Ter um sistema integrado de compras e vendas com controle de estoque pode lhe ajudar, pois mantendo o sistema atualizado, no final do ano você terá tudo pronto sem maiores problemas :).

Algumas empresas ainda utilizam o livro de estoque, que permite você manter um histórico do que foi recebido, das saídas e do que você ainda tem em casa.

Os cartões de estoque são um controle manual mais complexo, que avalia cada tipo de estoque associado a um cartão com informações como descrição, valor, localização, estoque mínimo, fornecedores e histórico.

Veja aqui alguns dos principais erros cometidos no controle de estoque.

Software para Controle de Estoque – Utilizando sistemas de computador:

O controle de estoque computadorizado  funciona nos mesmos princípios dos manuais, todavia, ele é bem mais flexivel e as informações estão a disposição muito mais facilmente. Você pode rapidamente saber o valor do seu estoque pelo preço de compra ou venda e saber quão bem um produto seu está sendo vendido.

Com um software para controle de estoque, como o QuantoSobra, por exemplo, você poderá saber quais produtos você precisa comprar, quanto você tem de cada produto e entregar o relatório para sua contabilidade de forma muito mais fácil.

Segurança do seu estoque

Manter o seu estoque seguro depende de você saber o que você tem e quanto isto vale, desta maneira, um bom histórico de transações de compra e venda é essencial. O estoque de pequenos produtos, ou produtos portáteis, por exemplo, é particularmente um risco.

• Ladrões:

Um ladrão que vem de fora é obviamente uma ameaça. Cheque bem a segurança da sua loja, pois ladrões geralmente agem em bando, enquanto alguns distraem os vendedores e você, outros furtam sua loja de maneira ágil e rápida. Ensine bem a sua equipe a ficar alerta e reconhecer este tipo de comportamento. Defina uma política clara e treine bem a sua equipe para saber como lidar com ladrões.

Ofereça-se para ajudar um cliente caso você tenha alguma suspeita e assim você poderá prevenir o furto. Evite utilizar palavras de confronto como “roubar” ou “furtar”, não se coloque em situações de risco, chegue de forma cautelosa.

• Proteja seu estoque com algumas ações rápidas:

 

Identifique e marque equipamentos portáteis como celulares e computadores. Se possível, coloque nas peças de maior valor aquelas etiquetas de segurança que apitam quando alguém passa pelo detector.

Não deixe os produtos recebidos pela loja antes de serem devidamente cadastrados e etiquetados, deixe-os em um local seguro, até mesmo para não causar uma impressão de desorganização na sua loja.

Periodicamente, faça o controle de inventário e confira se o que você tem registrado no sistema é igual ao que você tem no seu depósito ou loja.

• Furtos realizados pela própria equipe

Infelizmente, algumas vezes existem empregados que furtam nos seus empregos. Para se prevenir disto:

• Treine toda sua equipe sobre sistemas de segurança e políticas de disciplina. Ensine-os sobre o custo de estoque, pois muitas pessoas não entendem a importância da segurança do estoque e porque ser furtado é um grande problema;
• Crie procedimentos para prevenir o furto. Uma equipe com responsabilidade financeira não deve estar encarregada do seu estoque, por exemplo.
• Restrinja o acesso ao seu estoque (almoxarifado, armazéns, ou salas de armazenagem).
• Faça um rodízio dos funcionários que cuidam do seu estoque para evitar más práticas ou conluio.

CONTROLE A QUALIDADE DO SEU ESTOQUE

O controle de qualidade é um aspecto vital no controle de estoque, especialmente quando este poderá afetar a segurança dos seus clientes ou a qualidade do produto ainda não acabado. No caso de lojas, a qualidade do produto entregue ao cliente final.

Um controle de estoque eficiente deve incorporar o rastreamento de estoque e de lotes. Isto significa estar hábil a rastrear um item em particular, tanto para frente quanto para trás, da origem do produto finalizado e identificar outros produtos no mesmo lote. Isto serve para, caso você tenha algum produto com defeito em sua empresa, verificar de qual lote proveio tal item e verificar se os demais também não se encontram com defeito.

Seus bens em estoque devem ser checados sistematicamente pela qualidade, as falhas identificadas, suas causas e também os produtos que não tem a qualidade esperada devem ser eliminados. Isto irá permitir que você resolva qualquer problema com seus fornecedores e ao mesmo tempo demonstre a segurança e a qualidade do seu produto para todos.

ADMINISTRAÇÃO DO SEU CONTROLE DE ESTOQUE

Existem muitas tarefas administrativas associadas ao controle de estoque. Dependendo do tamanho e complexidade do seu negócio, isto pode fazer parte dos deveres/afazeres dos administradores do negócio, ou você poderá ter um controlador de estoque dedicado. Tudo dependendo do tamanho do seu negócio.

Por razões de segurança, é uma boa prática ter pessoas diferentes na equipe responsável pelo financeiro e pelo estoque.

A papelada típica que deverá ser processada no controle de estoque é:

• Notas de entrega e fornecimento das mercadorias (entrada de produtos);
• Ordens de compra, recibos e notas fiscais
• Notas de retorno/devolução
• Requisições e notas para saída de produtos

O estoque pode amarrar um grande pedaço do seu capital, então, ter informações precisas sobre o seu estoque e os valores do mesmo é essencial para o bom andamento do seu negócio. Os valores devem ser checados de forma sistemática, ou por auditorias de estoque regulares ou por um sistema de checagem automático, que acontece em tempo real (como um software).

Se os valores não “batem”, você precisará investigar se o problema é de segurança ou se são falhas no processo de alimento do sistema.