Para manter a competitividade exigida pelo mercado, as empresas precisam simplificar os processos de gestão, a fim de torná-los mais ágeis e consistentes.

Ao mesmo tempo, o gestor precisa buscar garantias de que, com a máxima velocidade e a qualquer tempo, ele terá em mãos os dados que necessita para orientar suas decisões. Além disso, é essencial que todas estas funcionalidades estejam disponíveis de maneira colaborativa e integralmente conectadas.

Em linhas gerais, essas demandas descrevem exatamente o que um software de gestão empresarial é capaz de atender, ainda mais quando tratamos de uma solução em nuvem. Proporcionando um suporte às organizações, eles criam soluções administrativas, financeiras e comerciais, além daquelas destinadas a solucionar questões específicas de cada segmento.

O post de hoje abordará a oportunidade de implantação de um software de gestão em uma empresa. Darei algumas dicas para obter o melhor desempenho desta solução tecnológica, observando ainda os desafios e os erros que normalmente são cometidos na implantação.

Espero que esse material forneça todas as informações que você precisa para se decidir sobre o momento e sobre os procedimentos que deve adotar para na implantação de um software de gestão empresarial. Tenha uma ótima leitura!

Como saber a hora de implantar?

Essa é uma pergunta que encontra parte da resposta em si mesma. Afinal, quando esse tipo de questão surge, ela significa que alguns episódios já estão mostrando ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.

Porém, para que haja a confirmação desta necessidade, basta fazer uma análise sucinta dos processos de gestão, dos procedimentos que eles implicam e dos resultados que oferecem. Com base nesta análise, é possível detectar eventuais falhas e fazer uma estimativa do quanto elas custam para serem corrigidas ou em termos de perda de faturamento.

Comparando os valores apurados ao longo de um ano com os custos de um software de gestão, o gestor poderá ter uma resposta bastante clara sobre a conveniência do momento para adotar a solução. Nesta análise, é necessário observar:

2.1 Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?

Para tomar decisões com segurança e orientar as estratégias que deve seguir, o gestor precisa ser abastecido de informações administrativas sobre a empresa. A velocidade com que essas informações são entregues e a consistência dos dados obtidos, em grande parte, são determinantes do sucesso das ações.

Da mesma forma, as informações inerentes a negociações, preços, condições de pagamento, disponibilidade de estoques, atendimento ao cliente, entrega de produtos ou de serviços, entre outras que são fundamentais para o andamento do negócio e capazes de garantir as vendas e a manutenção dos clientes, precisam transitar com grande eficiência e confiabilidade.

Ora, se são necessárias reuniões desgastantes e cobranças insistentes para que estas informações possam ser transmitidas e se a transmissão é feita por meio de extensos relatórios, estes são fortes indício de que um software de gestão precisa ser adotado.

2.2 Quanto custam os erros?

Quando o gestor detecta que há perda de tempo, de material e de dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho, surge outro indicativo de que um software de gestão é bem-vindo.

2.3 É possível identificar gargalos nos processos?

Um processo de gestão eficiente deve permitir ao gestor detectar com facilidade eventuais gargalos que possam surgir no ciclo do negócio – desde a fabricação de produtos ou aquisição de mercadorias ou de insumos, até a entrega, passando naturalmente pelos processos de comercialização. Se o ciclo não é visível de forma simplificada, surge mais um indício de que o software de gestão é necessário.

2.4 Há agilidade nos processos?

Um dos fatores que determinam o sucesso — ou o fracasso — de um empreendimento é a velocidade com a qual os processos são desenvolvidos. Sobretudo aqueles que interferem diretamente na entrega de pedidos.

Afinal, entre o envio de um pedido e o recebimento do que adquiriu, o cliente não pode ficar à mercê da ineficiência que os processos não automatizados é capaz de gerar.

2.5 Quais são os resultados das negociações?

O gestor deve ser capaz de identificar com facilidade quais são aqueles produtos, mercadorias ou serviços que oferecem os melhores resultados, distinguindo daqueles que dão prejuízo ou que simplesmente empatam o capital. Se não é possível fazer esta identificação de forma imediata, há mais um sinal de que o software de gestão é necessário.

2.6 Como é feito o controle de estoque?

Também é essencial que o gestor consiga identificar imediatamente a situação de estoque, com capacidade para quantificar as mercadorias de maior giro e aquelas que encalham. Há casos, inclusive, em que é preciso se certificar do prazo de validade de produtos, de mercadorias ou de insumos.

A eficiência no controle de estoque é fundamental para a política de relacionamento com fornecedores e para a garantia de atendimento a clientes. Em muitos casos, a fim de se livrar de mercadorias encalhadas, é a gestão do estoque que definirá a realização de promoções, por exemplo.

Se o controle de estoque não é feito com eficiência, há outro indicativo da falta de um software na gestão da empresa.

2.7 Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar

Se o gestor não tem o conhecimento claro sobre o fluxo de caixa, sobre o que tem a receber e sobre o que tem a pagar, há mais um indício de que é chegado o momento de implantar um software de gestão na empresa.

Como obter sucesso na adoção do software de gestão?

De fato, a implantação de um software gestão na empresa é capaz de oferecer uma série de soluções que serão determinantes para o melhor desempenho do negócio. Contudo, a medida não será suficiente se não for precedida de alguns cuidados e também se não for acompanhada de outros expedientes.

A começar pela plena compreensão dos processos que a empresa desenvolve. Afinal, o software virá como um facilitador, que reduzirá a complexidade dos trâmites da empresa, aumentando a velocidade de acesso às informações, que ficarão disponíveis em um banco de dados único. Este banco será acessado por cada departamento da empresa, de acordo com a necessidade.

Nesse sentido, o sistema estabelecerá novas rotinas, tanto para as pessoas, quanto para os processos e estas rotinas devem estar de acordo com a realidade do negócio.

Portanto, da mesma forma que é fundamental fazer a escolha do software adequado, também é essencial fazer o pleno envolvimento da equipe com as soluções oferecidas, treinando-a de maneira adequada para interagir com as novas rotinas.

3.1 A escolha do software

Em princípio, todo software de gestão segue as mesmas orientações básicas que, até certo ponto, são iguais para todos os casos. Porém, a partir da especificidade que cada tipo de negócio apresenta, as soluções também devem ser apresentadas de forma específica.

Por exemplo, uma loja de material de construção trabalha com controles diferentes daqueles que são feitos em uma cafeteria que, por sua vez, é distinta de um pet shop e assim por diante. Portanto, ainda que sejam comuns a todos alguns dos tipos de registros básicos que são feitos por um ou por outro tipo de negócio — por exemplo, identificação de clientes por CPF ou CNPJ, endereço etc. — grande parte das rotinas são diferentes entre um e outro, pensando nisso o software da EVELINE vem para acabar com seus problemas.

O controle de estoque, por exemplo, é algo muito mais importante para a loja de material de construção do que seria para uma barbearia — que, por sua vez, exige um controle de agenda de atendimento a clientes bastante eficiente, o que seria dispensável para uma loja de material de construção.

3.2 Aplicativos

Além disso, o software deve estar aberto para a utilização de aplicativos ainda mais específicos, que podem significar um ganho imenso na agilidade de processos. Por exemplo, existem aplicativos elaborados para empresas que mantêm frotas próprias ou que têm a logística como um aspecto importante do negócio. Da mesma forma, há aplicativos úteis para a gestão financeira, para a contabilidade ou mesmo para as ações de comunicação e marketing da empresa, entre outros, que precisam ser considerados caso a caso.

3.3 Computação em nuvem

As soluções em nuvem vieram agregar um valor ainda maior aos softwares de gestão. Enquanto em tempos passados era preciso implantar o sistema localmente — o que exigia o custo adicional com um servidor dedicado e com redes complexas —, atualmente, é possível utilizar sistemas remotos, que interligam toda a empresa a partir da internet, dispensando os custeios excessivos e permitindo que várias soluções estejam disponíveis simultaneamente para todos os usuários.

Ao mesmo tempo, com o sistema em nuvem, a manutenção permanente é garantida, com atendimento imediato às solicitações e sem a necessidade das visitas técnicas. Esta possibilidade também diminui bastante o custo da solução.

3.4 Treinamento

Outra questão essencial para o sucesso de um software de gestão é oferecer à equipe um treinamento adequado, a fim de tornar o uso completo e compatível com a necessidade. Naturalmente, o comprometimento dos colaboradores com o novo sistema deve ser liderado por um ou mais membros da equipe, conforme a necessidade. Contudo, a informação técnica precisa vir do fornecedor do software de maneira clara, com a possibilidade permanente de eliminação de dúvidas e de auxílio na execução de tarefas — o que é fundamental, sobretudo na fase inicial da implantação.

Mais uma vez, cabe ressaltar a eficiência que a solução em nuvem oferece nesse sentido, considerando a facilidade de contato online e permanente com o instrutor. Esta possibilidade aumenta, e muito, a velocidade de assimilação das funcionalidades do software por parte dos colaboradores que vão utilizá-lo.

Da mesma forma, o uso de um software em nuvem elimina aquela dependência que pode surgir quando a documentação do sistema é dominada por apenas alguns funcionários da empresa, o que se torna um inconveniente quando há a necessidade de troca na equipe. Uma vez que o acesso ao treinamento online é amplo, o conhecimento sobre o sistema permanece acessível a todos, com grande facilidade.

3.5 Nova cultura

A implantação de um software de gestão significa também a implantação de uma nova cultura na empresa. Portanto, é também o momento de revisar os processos, com a oportunidade de eliminar aquilo que ocorre de errado.

3.6 Monitoramento

Como estamos falando de uma nova cultura, é possível que leve algum tempo para que ela seja plenamente assimilada ou mesmo que receba alguma resistência por parte de alguns colaboradores. Portanto, é essencial fazer o monitoramento constante do uso, inclusive em fases posteriores.

Afinal, é sempre possível que alguns membros da equipe deixem de usar algumas das funcionalidades do software e que retomem velhos hábitos, como o uso de planilhas e de controles paralelos.

Desafios que serão encontrados

O primeiro grande desafio que um gestor enfrenta para adotar a solução de um software de gestão é superado logo que ele decide implementá-la. Afinal, a resistência às novidades, muitas vezes, impede que os passos seguintes sejam dados, inclusive para superar os demais desafios que virão.

O próximo desafio a ser enfrentado diz respeito ao perfil do software que atenderá às necessidades da empresa. Para solucioná-lo, é preciso que o gestor compreenda perfeitamente as particularidades do negócio. Nesse sentido, é bastante útil conversar detidamente com os colaboradores, em cada fase dos processos envolvidos, a fim de detectar quais são as dificuldades e também quais são as maneiras mais apropriadas para resolvê-las. Nessa conversa, também será possível avaliar as expectativas quanto à solução tecnológica, bem como identificar possíveis focos de resistência à implantação, o que permite antecipar as maneiras de enfrentá-las.

Ciente do tipo de solução que atende à necessidade da empresa, é chegada a hora de enfrentar o desafio de encontrar um fornecedor idôneo, que seja capaz de oferecer a solução mais apropriada. De fato, é essencial que o gestor compreenda tudo o que o fornecedor é capaz de oferecer, tanto no que diz respeito à qualidade do produto que entrega, quanto no que se refere ao treinamento e à manutenção. Nesse ponto, é essencial verificar o histórico da empresa fornecedora e as funcionalidades do software que está sendo ofertado.

A empresa contratada deve fornecer os requisitos de equipamentos necessários para que o software rode plenamente. Em uma solução em nuvem, por exemplo, esses requisitos devem ser bem mais acessíveis do que seriam aqueles exigidos para rodar uma solução local.

Nesse momento, é preciso também se certificar a respeito da existência de outras funcionalidades que poderão ser agregadas ao sistema —- como, por exemplo, a oferta de aplicações extras, ainda não previstas no momento da implantação inicial, mas que podem ser úteis no futuro.

Por fim, na fase de implantação do software, é bastante possível que o gestor tenha que enfrentar a resistência por parte da equipe em adotar a nova cultura. Como visto no capítulo anterior, este desafio deve ser enfrentado por um treinamento coerente e pelo constante monitoramento da utilização do software.

Seis erros para não cometer

Antes de partir para a implantação de um software de gestão, é importante que o gestor tenha em mente seis erros bastante comuns.

5.1 Não definir objetivos

O primeiro deles é deixar de definir objetivos claros que devam ser alcançados a partir da implantação do software e que estejam alinhados com a realidade da empresa. Para tanto, é necessário que exista um conhecimento completo sobre os processos e uma projeção sobre como eles podem evoluir, a fim de alcançarem melhores resultados do que os que são apresentados no momento da análise.

5.2 Não conhecer bem o software

Adquirir uma tecnologia sem ter o pleno conhecimento das funcionalidades que ela pode oferecer cria a possibilidade da subutilização ou da utilização inadequada da solução. Portanto, é essencial obter todas as informações preliminares sobre o software a ser adquirido e, naturalmente, garantir que o treinamento seja bastante assimilado, tanto pela equipe quanto pela liderança.

5.3 Não definir uma equipe qualificada

É essencial que as tarefas sejam atribuídas a membros específicos da equipe, que sejam conhecedores dos processos e com capacidade para assimilar o treinamento. Só assim será possível obter o melhor desempenho do software e também atribuir responsabilidades e fazer o monitoramento apropriado do desempenho na utilização.

5.4 Abrir mão de aplicativos específicos

No mercado, existem softwares de gestão empresarial que oferecem soluções genéricas, o que é bastante inconveniente se eles não puderem ser acompanhados de aplicativos específicos, que sejam capazes de solucionar questões inerentes a cada setor que a ferramenta se propõe a atender.

5.5 Falta de treinamento ou de suporte

Abrir mão do treinamento e tentar aprender tudo sozinho seria uma atitude irresponsável, que poderia ser comparada à de alguém que, mesmo sem saber dirigir, adquire um automóvel. Da mesma forma, prescindir de um suporte permanente cria riscos muito altos, que podem comprometer o desempenho da empresa.

Portanto, é essencial que a escolha do fornecedor recaia sobre uma empresa que seja capaz de oferecer tanto um treinamento apropriado, quanto um suporte permanente.

5.6 Falta de monitoramento

Acreditar que a equipe assimilará todas as funcionalidades do software e as colocará em prática como o desejado também pode representar uma séria negligência. Afinal, como visto anteriormente, as resistências podem surgir e, junto com elas, podem ocorrer falhas na utilização da nova solução. Portanto, é essencial monitorar o uso da tecnologia adotada.

Conclusão

A implantação de um software de gestão é uma solução condizente com a realidade atual e se torna ainda mais eficiente quando adotada a partir dos critérios vistos nesse ebook.

Considerando que atualmente a solução em nuvem permite não só as vantagens que a automatização oferece — agregando também os valores que a proximidade constante com o fornecedor que a internet permite —, percebe-se que esta é a melhor alternativa a ser adotada no momento.

Adquirindo os produtos de uma empresa confiável, que seja capaz de ajudar no dimensionamento da solução ideal, certamente o gestor obterá os melhores resultados, quando optar pela implantação de um software de gestão.

Quando e como implantar um software de gestão na minha empresa?